HELM AG

Die HELM AG ist ein Hamburger Familienunternehmen im Chemie- und Vertriebssektor mit über 125-jähriger Geschichte. Als eines der weltweit größten unabhängigen Chemieunternehmen ist HELM in den Bereichen Chemie, Landwirtschaft, Energierohstoffe und Pharmazeutika mit über 100 Tochtergesellschaften und Beteiligungen in rund 30 Ländern tätig. Wenn Ihre Teams über Europa, Amerika, Asien und Afrika verteilt sind, ist eine effiziente, funktionsübergreifende Zusammenarbeit kein Luxus, sondern die Grundlage für den Geschäftserfolg.

Die Herausforderung

Mit Niederlassungen auf verschiedenen Kontinenten und einem breiten Vertriebsportfolio sah sich der Geschäftsbereich Pharma von HELM mit zunehmender Komplexität bei der Koordination der Arbeit über mehrere Standorte und Abteilungen hinweg konfrontiert. Das Team benötigte eine intelligentere Methode zur Zusammenarbeit, die mit dem Tempo und Umfang des Geschäfts Schritt halten konnte.

Mehrere zentrale Probleme führten zu diesem Bedarf:

Fragmentierte Tools und veraltete Informationen: Projektbezogene Daten waren über MS Project-Projekte, Excel-Tabellen, Word-Dokumente, PowerPoint-Dateien und Besprechungsprotokolle verstreut. Informationen mussten manuell zusammengetragen werden, wodurch das System fast immer veraltet war.

Starre Planungsstrukturen: Unflexible Gantt-Diagramme und die Wasserfallplanung erschwerten die Anpassung bei sich ändernden Prioritäten. Eine erhebliche Einschränkung in einem schnelllebigen globalen Umfeld.

Mangelnde Klarheit bei den Verantwortlichkeiten: Ohne einen zentralen Überblick war die Aufgabenverantwortung unklar, und die Teammitglieder verbrachten unverhältnismäßig viel Zeit damit, die Arbeit zu erklären und zu organisieren, anstatt sie tatsächlich zu erledigen.

Doppelte Arbeitsschritte und verzögerte Problemerkennung: Ineffizienzen entstanden team- und schnittstellenübergreifend, wobei sich Arbeiten überschnitten und Probleme verzögert erkannt wurden, was zu Reibungsverlusten im gesamten Entwicklungsprozess führte.

Die Lösung

Die HELM AG entschied sich für Asana als Plattform, um ihre Abläufe zu zentralisieren und die Transparenz zu verbessern. Um eine reibungslose und effektive Einführung zu gewährleisten, wählte sie Bluehive als Implementierungspartner für Asana.

Anstatt eine vorgefertigte Lösung anzubieten, verfolgte Bluehive einen beratenden Ansatz und arbeitete eng mit den Stakeholdern von HELM zusammen, um bestehende Prozesse abzubilden, operative Herausforderungen zu identifizieren und eine maßgeschneiderte Asana-Umgebung zu schaffen, die die Arbeitsweise der Teams wirklich widerspiegelte.

Zu den wichtigsten Umsetzungsschritten gehörten:

Strukturierte und dennoch flexible Umsetzung: Von Anfang an wurde eine solide Grundlage geschaffen, die genügend Flexibilität bot, um die einzelnen Sitzungen und Schwerpunkte anzupassen, sobald im Laufe des Prozesses neue Erkenntnisse auftauchten.

Prozessabbildung in Asana: Die eigenen Arbeitsabläufe von HELM wurden direkt in Asana übertragen, sodass die Teammitglieder ihre Arbeit im neuen System wiedererkennen und sich schnell anpassen konnten.

Schulung der Hauptanwender: Durch praxisorientierte Schulungen erhielten die Teammitglieder das nötige Selbstvertrauen und Wissen, um Asana vom ersten Tag an effektiv zu nutzen und es selbstständig weiterzuentwickeln.

Aktive Beteiligung während des gesamten Prozesses: Die Einführung förderte den Wissensaustausch und die teamübergreifende Zusammenarbeit, wodurch der Übergang sowohl erfolgreich als auch nachhaltig gestaltet wurde.

Die Ergebnisse

Bereits einen Monat nach dem Go-Live hatten die Teams von HELM die angestrebten Ziele weitgehend erreicht. Die deutlichsten Verbesserungen zeigten sich in den Bereichen Entwicklung, Lebenszyklusmanagement und Markteinführung.

Optimierte Prozessabläufe: Die Arbeitsabläufe wurden deutlich vereinfacht, wodurch Reibungsverluste reduziert und die Gesamteffizienz gesteigert wurde.

Mehr Klarheit bei den Verantwortlichkeiten: Die Teammitglieder erhielten einen klaren Überblick darüber, wer für was zuständig war, wodurch der Bedarf an ständigen Nachfragen und Statusabfragen reduziert wurde.

Vereinfachte Aufgabenpriorisierung: Da sich alles an einem Ort befindet, kann sich das Team auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt sich im Informationsdschungel zu verlieren.

Eine verlässliche Quelle: Die Zusammenführung von Aufgaben aus verschiedenen Tools in Asana hat Zeit freigesetzt, die zuvor für die Verwaltung und Organisation von Informationen aufgewendet wurde.

Ein weiteres Erfolgszeichen: Teammitglieder begannen selbstständig und ohne Aufforderung, Aufgaben zu aktualisieren und neue Arbeiten in Asana hinzuzufügen. Diese organische Nutzung ist ein starkes Indiz dafür, dass das System tatsächlich für die Nutzer funktioniert und nicht umgekehrt.

Die Schlussfolgerung

Die Partnerschaft der HELM AG mit Bluehive zeigt, was möglich ist, wenn Expertenberatung auf echtes Engagement für Veränderung trifft. Durch die Implementierung von Asana, die auf die Prozesse und Mitarbeiter von HELM zugeschnitten war, gewannen die Teams die Klarheit, Transparenz und Zusammenarbeit, die sie für ein effektives, abteilungs- und länderübergreifendes Arbeiten benötigten. Dank einer zentralen Datenquelle kann sich der Geschäftsbereich Pharma von HELM nun auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und weniger Zeit mit der Organisation verbringen.