HELM AG

HELM AG is een in Hamburg gevestigd familiebedrijf dat actief is op het gebied van chemie en distributie, met een geschiedenis van meer dan 125 jaar. Als een van 's werelds grootste onafhankelijke chemische handelsbedrijven is HELM actief op het gebied van chemicaliën, landbouw, energiematerialen en farmaceutica, met meer dan 100 dochterondernemingen en gelieerde bedrijven in ongeveer 30 landen.  Wanneer je teams verspreid zijn over Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Azië en Afrika, is efficiënte samenwerking tussen verschillende afdelingen geen luxe. Het is juist wat het bedrijf draaiende houdt. 

De Uitdaging

Met activiteiten verspreid over verschillende continenten en een breed verkoopportfolio kreeg de businessunit Pharmaceuticals van HELM te maken met toenemende complexiteit bij het coördineren van werkzaamheden tussen meerdere locaties en afdelingen. Het team had behoefte aan een slimmere manier van samenwerken, een manier die gelijke tred kon houden met het tempo en de omvang van het bedrijf.

Verschillende belangrijke knelpunten waren de aanleiding voor deze behoefte:

Verspreide tools en verouderde informatie: projectgerelateerde gegevens stonden verspreid over MS Project, Excel-spreadsheets, Word-documenten, PowerPoint-bestanden en notulen van vergaderingen. Informatie moest handmatig worden verzameld, waardoor het systeem vrijwel altijd verouderd was.

Stijve planningsstructuren: inflexibele Gantt-diagrammen en watervalplanning maakten het moeilijk om in te spelen op verschuivende prioriteiten. Een aanzienlijke beperking in een snel veranderende, wereldwijde omgeving.

Gebrek aan duidelijkheid over verantwoordelijkheden: Zonder een gecentraliseerd overzicht was het onduidelijk wie verantwoordelijk was voor welke taken, en besteedden teamleden onevenredig veel tijd aan het uitleggen en organiseren van werk in plaats van het daadwerkelijk uit te voeren.

Dubbel werk en vertraagde identificatie van problemen: Er ontstonden inefficiënties tussen teams en interfaces, waarbij overlappend werk en vertraagde identificatie van problemen voor wrijving zorgden gedurende het hele ontwikkelingsproces. 

De Oplossing

HELM AG koos Asana als platform om de bedrijfsvoering te centraliseren en het inzicht te verbeteren. Om een soepele en effectieve implementatie te garanderen, gingen ze een samenwerking aan met Bluehive als hun Asana-implementatiepartner.

In plaats van een kant-en-klare oplossing aan te bieden, hanteerde Bluehive een adviserende aanpak waarbij ze samen met de belanghebbenden van HELM de bestaande processen in kaart brachten, operationele uitdagingen identificeerden en een op maat gemaakte Asana-omgeving opbouwden die een getrouwe weerspiegeling vormde van de manier waarop de teams werkten.

Belangrijke stappen in de implementatie waren onder meer:

Een gestructureerde, maar flexibele implementatie: vanaf het begin werd een solide basis gelegd, met voldoende flexibiliteit om sessies en aandachtsgebieden aan te passen naarmate er tijdens het proces nieuwe inzichten naar voren kwamen.

Procesmapping in Asana: de eigen workflows van HELM werden rechtstreeks naar Asana overgezet, zodat teamleden hun werk in het nieuwe systeem meteen herkenden en zich snel konden aanpassen.

Training van belangrijke gebruikers: dankzij praktische training kregen teamleden het vertrouwen en de kennis om Asana vanaf dag één effectief te gebruiken en er zelfstandig verder mee aan de slag te gaan.

Actieve betrokkenheid gedurende het hele proces: de implementatie stimuleerde kennisuitwisseling en samenwerking tussen teams, waardoor de overgang zowel succesvol als duurzaam verliep.

Het Resultaat

Slechts één maand na de lancering hadden de teams van HELM de beoogde doelen al grotendeels bereikt. De meest opvallende verbeteringen waren merkbaar op het gebied van ontwikkeling, levenscyclusbeheer en lanceringsbeheer.

Geoptimaliseerde processtromen: De workflows werden aanzienlijk gestroomlijnd, waardoor wrijving werd verminderd en de algehele efficiëntie toenam.

Meer duidelijkheid over verantwoordelijkheden: teamleden kregen een duidelijk beeld van wie waarvoor verantwoordelijk was, waardoor er minder voortdurende opvolging en statuscontroles nodig waren.

Vereenvoudigde prioritering van taken: doordat alles op één plek stond, kon het team zich concentreren op wat het belangrijkst was, in plaats van te verdwalen in de ruis.

Eén bron van waarheid: door taken uit meerdere tools samen te voegen in Asana kwam er tijd vrij die voorheen werd besteed aan het beheren en ordenen van informatie.

Een extra teken van succes: teamleden begonnen zelfstandig, zonder daartoe te worden aangespoord, taken bij te werken en nieuwe werkzaamheden aan Asana toe te voegen. Dat soort organische acceptatie is een sterke indicatie dat het systeem daadwerkelijk voor de mensen werkt, en niet andersom.

Conclusie

De samenwerking tussen HELM AG en Bluehive laat zien wat er mogelijk is wanneer deskundige begeleiding samengaat met oprechte toewijding aan verandering. Door Asana zo te implementeren dat het was afgestemd op de processen en medewerkers van HELM, kregen de teams de duidelijkheid, transparantie en samenwerking die ze nodig hadden om effectief over grenzen en afdelingen heen te werken. Nu er één enkele bron van waarheid is, besteedt de businessunit Pharmaceuticals van HELM minder tijd aan het organiseren van het werk en meer tijd aan het uitvoeren ervan.