Bidfood

Bidfood Nederland is een toonaangevende foodservice-distributeur die zich richt op de horeca en de cateringbranche. Tot hun klantenkring behoren restaurants, hotels, zorginstellingen en scholen, en het bedrijf staat bekend om zijn toewijding aan kwaliteit, innovatie en duurzaamheid. Bidfood richt zich op het bieden van oplossingen op maat en een uitstekende klantenservice om tegemoet te komen aan de dynamische behoeften van hun diverse klanten. ​

De Uitdaging 

Bidfood Nederland zag zich geconfronteerd met een groeiende behoefte aan meer transparantie en efficiëntie in de werkprocessen binnen hun e-commerce- en marketingteams. Hun bestaande aanpak van projectmanagement, waarbij tools als Trello werden gebruikt, miste de structuur en integratiemogelijkheden die nodig waren om effectief op te schalen. De belangrijkste uitdagingen waren:

Gebrek aan transparantie: De e-commerce-subteams hadden moeite om een duidelijk overzicht te behouden van lopende taken en tijdschema’s.

Verspreidde tools: Grote projecten, zoals de contentkalender en het social-media-overzicht, waren versnipperd over verschillende platforms, wat samenwerking en updates bemoeilijkte.

Kennisachterstanden: Beperkte expertise in Asana belemmerde de inwerktrajecten voor e-commerceteams en toekomstige teams.

De Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, ging Bidfood een samenwerking aan met Bluehive, als hun officiële Asana-implementatiepartner. Het project was gericht op het opzetten van een robuuste, schaalbare Asana-omgeving die was afgestemd op de behoeften van Bidfood. De belangrijkste maatregelen waren:

Asana-teams structureren: Subteams binnen de e-commerce afdeling werden georganiseerd in specifieke Asana-teams. Deze indeling zorgde voor duidelijkheid en maakte het taakbeheer efficiënter.

Hoofd marketingkalender: Er werd een gecentraliseerde marketingkalender ontwikkeld, die een overzicht biedt van alle lopende campagnes en zorgt voor afstemming tussen de teams.

Migratie van Trello naar Asana: Grote projecten, waaronder de contentkalender en het social-media-bord, zijn naadloos overgezet naar Asana, waardoor de workflows op één platform zijn gebundeld.

Training en ondersteuning: Er zijn uitgebreide trainingssessies georganiseerd voor de leiders van de e-commerce-subteams, waardoor zij de kennis hebben opgedaan om hun teams in te werken en te trainen. Individuele sessies met de projectleider zorgden voor ondersteuning op maat en garandeerden een grondig begrip van de mogelijkheden van Asana.

Het Resultaat

De implementatie van Asana bij Bidfood Nederland leverde baanbrekende resultaten op:

Verbeterde transparantie: Door het opstellen van een overkoepelende marketingkalender en het opzetten van gestructureerde Asana-teams werd het overzicht over alle e-commerceactiviteiten verbeterd.

Gestroomlijnde samenwerking: Door belangrijke projecten van Trello naar Asana te migreren, werd de versnippering van tools weggenomen, wat leidde tot betere samenwerking en efficiëntie.

Empowerment van teams: E-commerce-managers, die een Asana-training hadden gevolgd, hebben hun teams succesvol ingewerkt, waardoor een soepele overgang werd gewaarborgd.

Duurzame zelfstandigheid: Door middel van individuele coaching en trainingssessies hebben de projectleiders van Bidfood de vaardigheden verworven om de meeste van hun projecten zelfstandig te beheren, waardoor de afhankelijkheid van externe ondersteuning is verminderd.

Conclusie

De samenwerking tussen Bidfood Nederland en Bluehive toont aan hoe krachtig een goed uitgevoerde Asana-implementatie kan zijn. Door inefficiënties in de werkprocessen aan te pakken en teams meer autonomie te geven, heeft Bidfood een stevige basis gelegd voor toekomstige groei en innovatie. De nadruk op training, gestructureerde migratie en transparantie heeft hun aanpak van projectmanagement ingrijpend veranderd, wat aansluit bij hun missie om hun klanten uitzonderlijke service te bieden.