PSV

PSV is een Nederlandse topvoetbalclub die op het hoogste nationale en Europese niveau speelt en bekend staat om zijn ambitie en prestaties. Achter de schermen brengt het marketingteam van PSV die ambitie tot leven binnen een sterk resultaatgerichte organisatie. Van campagnes rond wedstrijddagen en sponsoractiviteiten tot de lancering van merchandise en digitale content: ze werken in een snel veranderende omgeving.

De Uitdaging 

Bij PSV zorgden een overvolle wedstrijdkalender, meerdere belanghebbenden en groeiende commerciële ambities ervoor dat de marketingactiviteiten steeds complexer werden – wat leidde tot een aantal belangrijke uitdagingen en de noodzaak van een meer gestructureerde werkwijze.

Gebrek aan gestandaardiseerde processen: Omdat er geen uniforme structuur was, hanteerde iedereen zijn eigen aanpak bij het beheren van het werk. Daardoor liep de uitvoering uiteen en was het overzicht over de projecten beperkt.

Gebrek aan end-to-end-inzicht: Zonder een gecentraliseerd overzicht van taken en projecten was het moeilijk om inzicht te krijgen in de voortgang, prioriteiten en afstemming op strategische doelstellingen.

Verspreide communicatiekanalen: Informatie stroomde binnen via meerdere platforms, zoals Excel, e-mail en Microsoft Teams, waardoor het moeilijk was om verzoeken te centraliseren en ervoor te zorgen dat niets over het hoofd werd gezien. Als gevolg daarvan gingen belangrijke details of taken soms verloren of liepen ze vertraging op.

Uitdagingen bij campagne- en resourceplanning:  Het beheren van overlappende campagnes en creatieve middelen zonder gecentraliseerd overzicht maakte het moeilijk om prioriteiten en capaciteit op elkaar af te stemmen.

De Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, begon PSV met het evalueren van verschillende tools voor werkbeheer, waarbij de toepasbaarheid, schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid zorgvuldig werden beoordeeld. Na het bekijken van verschillende opties koos het team voor Asana als het platform dat het beste aansloot bij hun groeiende operationele behoeften.

Om een ​​soepele en effectieve implementatie te garanderen, werkte PSV samen met Bluehive als hun officiële Asana-implementatiepartner. Het doel was om bestaande processen te analyseren en in kaart te brengen, operationele uitdagingen te identificeren en een gestructureerde Asana-werkruimte te implementeren die was afgestemd op de werkwijze van PSV. Dit moest processen stroomlijnen en het team de benodigde zichtbaarheid en het overzicht bieden. Om dit te bereiken, werden de volgende stappen ondernomen:

Het opzetten van een gecentraliseerde marketingwerkruimte: Er werd een op maat gemaakte Asana-omgeving geïmplementeerd om de operationele processen te centraliseren, de afstemming te versterken en meer inzicht te bieden in lopende initiatieven. Dit zorgde ervoor dat de dagelijkse uitvoering direct gekoppeld was aan bredere marketingdoelstellingen en de langetermijnstrategie.

Het standaardiseren van campagneprocessen: Er werd een gestructureerd, schaalbaar campagnekader geïntroduceerd om consistente planning, gecoördineerde uitvoering en gecontroleerde levering te garanderen voor alle marketinginitiatieven.

Implementatie van een gestructureerd aanvraagsysteem: Er werden speciale aanvraagformulieren geïntroduceerd om binnenkomende vragen te centraliseren en de manier waarop aanvragen werden ingediend en afgehandeld te standaardiseren.

Ontwerp van marketingworkflows: Er werden end-to-end workflows ontwikkeld om campagnefasen duidelijk te definiëren, afhankelijkheden in kaart te brengen, goedkeuringsprocessen te beheren en de status te volgen.

Waarom PSV koos voor Bluehive 

PSV wist dat een goede start met Asana vanaf het begin bepalend zou zijn voor het succes op de lange termijn. In plaats van het risico te nemen van een gefragmenteerde of inefficiënte opzet, kozen ze ervoor te investeren in deskundige begeleiding. Ze zochten een partner die diepgaande Asana-expertise combineerde met een praktische, nuchtere aanpak; iemand die echt luisterde en een oplossing op maat voor hun behoeften ontwikkelde.

Als lokale partner bood Bluehive precies dat. Door middel van interactieve trainingen op locatie en continue adviesondersteuning kreeg het team zowel technische kennis als een duidelijk inzicht in hoe gestructureerde werkwijzen in de dagelijkse werkzaamheden konden worden geïntegreerd.

Het Resultaat

Sinds de implementatie van Asana heeft PSV aanzienlijke verbeteringen in de dagelijkse marketingactiviteiten ervaren:

Duidelijk operationeel overzicht: Het marketingteam kreeg volledig inzicht in alle lopende activiteiten, campagnes en prioriteiten, wat leidde tot betere coördinatie en weloverwogen besluitvorming.

Meer vertrouwen en duidelijkheid: Het centraliseren van alle campagnes, taken en aanvragen in één platform zorgde voor transparantie en voorspelbaarheid, waardoor het team zich meer in controle voelde en minder overweldigd was.

Hetzelfde team, meer tijd: Dankzij geoptimaliseerde workflows en een duidelijkere coördinatie kon het team de toenemende complexiteit aanpakken zonder extra personeel in te zetten.

Verbeterde proceshelderheid: Met gestructureerde workflows werden rollen, verantwoordelijkheden en vervolgstappen duidelijk, waardoor wrijving werd verminderd en de operationele efficiëntie werd verhoogd.

Conclusie

De samenwerking van PSV met Bluehive laat zien dat succes buiten het veld net zoveel structuur en coördinatie vereist als prestaties op het veld. Door Asana op een op maat gemaakte en gestructureerde manier te implementeren, kreeg het marketingteam het inzicht en de controle die nodig waren om als een goed op elkaar afgestemd team te werken. Met duidelijke rollen, gedefinieerde processen en een gedeeld overzicht van elk initiatief, speelt PSV nu volgens hetzelfde plan – waardoor de marketingprestaties aansluiten bij de ambities van de club.