Q8

Q8 Benelux is een energiebedrijf (benzine en elektriciteit) met als missie een belangrijke speler in de mobiliteitssector te worden, met een sterke focus op e-mobiliteit. Met een uitgebreid portfolio aan projecten gericht op het bevorderen van de energietransitie, werkt Q8 actief aan de uitbreiding van haar netwerk van laadstations voor elektrische voertuigen om te voldoen aan de groeiende vraag naar duurzame transportoplossingen. Samenwerking en efficiëntie staan ​​centraal bij Q8, dat onderweg hoogwaardige mobiliteitsdiensten levert.

De Uitdaging 

In juli 2023 ging Q8 op zoek naar een robuuste oplossing voor het beheer van hun complexe portfolio. Na een proof of concept rond de uitrol van meer dan 200 laadstations voor elektrische auto's in België, werd een uitdaging die de basis vormde voor de toekomst. De complexiteit van het project vereiste een platform dat het volgende kon bieden:

Transparantie: Duidelijk overzicht van "wie wat doet, wanneer en waarom", waardoor afstemming tussen teams wordt gewaarborgd.

Resourcebeheer: Effectieve planning en toewijzing van resources ter ondersteuning van de schaal en reikwijdte van de projecten.

Samenwerking tussen afdelingen: Naadloze coördinatie tussen afdelingen zoals technologie, netwerkontwikkeling, engineering, marketing, inkoop, enz. om consistentie en afstemming te garanderen.

Het ontbreken van een gecentraliseerde projectmanagementoplossing belemmerde hun vermogen om de voortgang effectief te volgen en de communicatie tussen de verschillende afdelingen te stroomlijnen.

De Oplossing

Q8 ging in december 2023 een samenwerking aan met Bluehive om Asana te implementeren als centraal projectmanagementplatform voor de PMO-afdeling. Het implementatieproces werd afgestemd op de unieke behoeften en uitdagingen van Q8:

Procesidentificatie en -mapping: De eerste fase was gericht op het identificeren en in kaart brengen van de verschillende fasen die nodig zijn voor de uitrol van de laadstations. Bluehive werkte nauw samen met de teams van Q8 om processen tussen verschillende afdelingen met elkaar te verbinden en afstemming tussen de afdelingen te waarborgen.

Afdelingsintegratie PMO en Engineering: Asana werd zo gestructureerd dat het de kernworkflows en -activiteiten voor deze teams beheerde, waardoor gestroomlijnde projecttracking en -uitvoering mogelijk werd.

Schaalbaar workflowontwerp: Bluehive ondersteunde Q8 bij het ontwerpen van workflows die geschikt waren voor het beheer van grootschalige projecten, zodat het platform de complexiteit van hun werkzaamheden aankon.

Verdere implementatie: Andere afdelingen, zoals inkoop, marketing en andere projectgerichte afdelingen, namen Asana in gebruik voor hun werk, waardoor het gebruik ervan binnen de organisatie toenam.

Het Resultaat

De implementatie van Asana heeft de manier waarop Q8 Noordwest-Europa werkt, getransformeerd en opmerkelijke resultaten opgeleverd:

Schaalbaarheid en efficiëntie: Met meer dan 40.000 activiteiten en ruim 500 lopende projecten die via Asana worden beheerd, heeft Q8 een ongekende schaalbaarheid in haar activiteiten bereikt.

Verbeterde transparantie: Duidelijk inzicht in taken en verantwoordelijkheden binnen de verschillende afdelingen heeft de communicatie gestroomlijnd en inefficiënties en interne e-mailverkeer verminderd.

Verbeterde samenwerking: Door workflows tussen afdelingen te verbinden, doorbreekt Q8 silo's en bevordert het een cultuur van samenwerking en afstemming.

Duurzaam beheer: De training en ondersteuning van Bluehive stelden de teams van Q8 in staat om hun projecten zelfstandig te beheren, wat de duurzaamheid op lange termijn waarborgt.

Conclusie

Het traject van Q8 Noordwest-Europa met Bluehive laat de kracht zien van een op maat gemaakt proof of concept met Asana, gevolgd door een implementatie met een toegewijd team. Door belangrijke uitdagingen aan te pakken en afstemming tussen afdelingen mogelijk te maken, is Q8 nu in staat om grootschalige projecten zoals de uitrol van laadstations voor elektrische voertuigen in heel België efficiënt te beheren.