De Beers Group

Die De Beers Group gilt als weltweit führendes Diamantenunternehmen mit 20.000 Mitarbeitern. Visual Merchandising ist eine Kernkompetenz für die visuelle Präsentation von Luxusartikeln und sorgt für ein optimales Einkaufserlebnis beim Kauf von Diamantschmuck. Das Team verantwortet die Eröffnung neuer Filialen, die kreative Entwicklung und die weltweite Einführung aller Verbrauchsmaterialien, einschließlich neuer Verpackungen. Die Herausforderung, die mit Unterstützung von Bluehive bewältigt wurde, bestand darin, die Arbeitsprozesse des Visual-Merchandising-Teams zu optimieren. Hauptziel war es, Vorlaufzeiten zu ermitteln und transparent an andere Teams zu kommunizieren, um zeitliche Engpässe sichtbar zu machen und komplexe Projekte effektiv zu managen.

Die Herausforderung

Die gleichzeitige Betreuung von mehr als 50 Projekten in einer globalen Marketingabteilung stellte das Visual Merchandising-Team vor erhebliche Koordinierungsherausforderungen, die zu mehreren zentralen Problemen und dem Bedarf an einem strukturierteren Vorgehen führten:

Mangelnde Transparenz der Vorlaufzeiten: Ohne einen zentralen Überblick über die Projektzeitpläne war es schwierig, Engpässe im Voraus zu erkennen und Verzögerungen rechtzeitig an andere Teams zu kommunizieren.

Verstreute Kommunikationskanäle: Informationen wurden über E-Mails, Teamnachrichten und Excel-Tabellen verstreut, was es schwierig machte, alle auf dem gleichen Stand zu halten und dazu führte, dass Details verloren gingen.

Verpasste Fristen und Projektverzögerungen: Die mangelnde Koordination mit anderen Teams der Marketingabteilung führte zu wiederholten Fristversäumnissen und Projektverzögerungen.

Übermäßiger Zeitaufwand für Statusberichte: Es wurde unverhältnismäßig viel Zeit in abteilungsübergreifenden Besprechungen aufgewendet, nur um über den Projektfortschritt zu informieren – Zeit, die für die Durchführung hätte genutzt werden können.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, begann das Visual Merchandising-Team von De Beers mit der Evaluierung von Tools für das Arbeitsmanagement und wählte schließlich Asana als die Plattform, die am besten für die Unterstützung ihrer komplexen, globalen Abläufe geeignet ist.

Um eine reibungslose und effektive Einführung zu gewährleisten, ging De Beers eine Partnerschaft mit Bluehive als Asana-Implementierungspartner ein. Ziel war es, bestehende Arbeitsabläufe abzubilden, operative Engpässe aufzudecken und eine maßgeschneiderte Asana-Umgebung zu implementieren, die dem Team volle Transparenz und Kontrolle ermöglichte. Um dies zu erreichen, wurden folgende Schritte unternommen:

Phase der Tiefenanalyse: Mehr als 25 Mitglieder des Marketingteams waren an einem gründlichen Analyseprozess beteiligt, bei dem Stakeholder-Interviews und Workflow-Mapping eingesetzt wurden, um vollständig zu verstehen, wie das Team arbeitete und wo die Reibungspunkte lagen.

Portfoliobasiertes Projektmanagement: Asana Portfolios wurden eingeführt, um dem Management und den Teamleitern einen Echtzeit-Überblick über alle mehr als 50 aktiven Projekte zu geben und so verstreute Tabellenkalkulationen durch eine einzige Datenquelle zu ersetzen.

Workload-Management: Die Workload-Ansicht wurde eingeführt, um Teammitgliedern bei der Beurteilung und dem Ausgleich der Kapazitäten zu helfen, Überlastung zu reduzieren und die Planungsgenauigkeit zu verbessern.

Umfassende Schulung und Unterstützung: Ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm sorgte dafür, dass sich alle Teammitglieder mit der neuen Arbeitsweise vertraut fühlten und während des gesamten Übergangs kontinuierlich unterstützt wurden.

Warum Bluehive?

De Beers benötigte mehr als nur die Einführung einer Software; sie brauchten einen Partner, der die Komplexität ihrer Abläufe wirklich verstand und diese in eine funktionierende Asana-Umgebung umsetzen konnte. Bluehive brachte die umfassende Asana-Expertise und den praxisorientierten Implementierungsansatz mit, die für eine nachhaltige Implementierung notwendig waren.

Durch eine strukturierte Analysephase, eine maßgeschneiderte Konfiguration und eine umfassende Schulung erwarb das Team sowohl das technische Wissen als auch das operative Selbstvertrauen, um strukturierte Arbeitsweisen in seinen Arbeitsalltag zu integrieren.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Asana hat die De Beers Group deutliche Verbesserungen in ihren täglichen Abläufen erzielt:

Weniger Zeitaufwand für Statusaktualisierungen: Da der Projektfortschritt in Asana sichtbar ist, konnten zeitaufwändige Statusmeetings deutlich reduziert werden, wodurch Kapazitäten für die eigentliche Arbeit frei wurden.

Optimierte Planung und Marktinformationen: Zeitpläne, Meilensteine ​​und Arbeitslastübersichten ermöglichten es dem Team, genauer zu planen und andere Abteilungen souverän zu informieren.

Einfachere abteilungsübergreifende Kommunikation: Durch die Zentralisierung aller Kommunikations- und Projektinformationen in Asana wurde die Abstimmung zwischen den Teams schneller und zuverlässiger.

Die Schlussfolgerung

Die Partnerschaft von De Beers mit Bluehive zeigt, dass selbst die komplexesten, global verteilten Teams klar und präzise arbeiten können, wenn die richtige Struktur vorhanden ist. Durch die Implementierung von Asana, die die Arbeitsweise des Visual-Merchandising-Teams optimal widerspiegelte, gewannen sie die nötige Transparenz, Koordination und Sicherheit, um die wachsende Komplexität zu bewältigen, ohne das Team vergrößern zu müssen.