De Beers Group

De Beers Group wordt erkend als ’s werelds toonaangevende diamantbedrijf, met 20.000 medewerkers. Visual merchandising vormt een essentiële expertise voor de visuele presentatie van luxeartikelen, waardoor de ultieme winkelervaring voor diamantjuwelen wordt gewaarborgd. Het team houdt toezicht op de opening van nieuwe winkels, creatieve ontwikkeling en de wereldwijde uitrol van alle verbruiksgerichte materialen, waaronder nieuwe verpakkingen. De uitdaging die met de hulp van Bluehive werd aangepakt, was het optimaliseren van de werkprocessen van het Visual Merchandising-team. Het primaire doel was om doorlooptijden in kaart te brengen en deze op transparante wijze aan andere teams te communiceren, met als doel tijdsknelpunten zichtbaar te maken en complexe projecten effectief te beheren.

De Uitdaging

Het gelijktijdig beheren van meer dan 50 projecten binnen een wereldwijde marketingafdeling zorgde voor ernstige coördinatieproblemen voor het Visual Merchandising-team, wat leidde tot een aantal belangrijke knelpunten en de noodzaak van een meer gestructureerde aanpak:

Gebrek aan inzicht in doorlooptijden: Zonder een centraal overzicht van project tijdlijnen was het moeilijk om knelpunten van tevoren te signaleren en vertragingen tijdig aan andere teams door te geven.

Verspreide communicatiekanalen: Informatie was verspreid over e-mails, teamberichten en Excel-spreadsheets, waardoor het moeilijk was om iedereen op één lijn te houden en details vaak over het hoofd werden gezien.

Gemiste deadlines en projectvertragingen: Het gebrek aan coördinatie met andere teams binnen de marketingafdeling leidde tot herhaaldelijk gemiste deadlines en vertragingen in projecten.

Te veel tijd besteed aan statusupdates: Er werd onevenredig veel tijd besteed aan afdelingsoverschrijdende vergaderingen, alleen maar om de voortgang van projecten te communiceren – tijd die beter aan de uitvoering had kunnen worden besteed.

De Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, begon het Visual Merchandising-team van De Beers met het evalueren van tools voor werkbeheer en koos uiteindelijk voor Asana als het platform dat het meest geschikt was om hun complexe, wereldwijde activiteiten te ondersteunen.

Om een soepele en effectieve implementatie te garanderen, werkte De Beers samen met Bluehive als hun Asana-implementatiepartner. Het doel: bestaande workflows in kaart brengen, operationele knelpunten blootleggen en een op maat gemaakte Asana-omgeving implementeren die het team volledig inzicht en controle gaf. Om dit te bereiken, werden de volgende stappen ondernomen:

Fase van diepgaande analyse: Meer dan 25 leden van het marketingteam waren betrokken bij een grondig verkenningsproces, waarbij interviews met belanghebbenden en het in kaart brengen van workflows werden gebruikt om volledig inzicht te krijgen in hoe het team werkte en waar de knelpunten lagen.

Portfolio-gebaseerd projectmanagement: Asana Portfolios werd geïntroduceerd om het management en de teamleiders een realtime overzicht te bieden van alle meer dan 50 actieve projecten, waarbij versnipperde spreadsheets werden vervangen door één enkele betrouwbare bron.

Workloadbeheer: De Workload-weergave werd geïmplementeerd om teamleden te helpen hun capaciteit in te schatten en in evenwicht te brengen, waardoor overbelasting werd verminderd en de nauwkeurigheid van de planning werd verbeterd.

Uitgebreide training en ondersteuning: Een gestructureerd onboardingprogramma zorgde ervoor dat alle teamleden vertrouwen kregen in de nieuwe manier van werken, met voortdurende ondersteuning tijdens de overgang.

Waarom Bluehive?

De Beers had meer nodig dan alleen de implementatie van software; het bedrijf had een partner nodig die de complexiteit van hun bedrijfsvoering echt begreep en die kennis kon vertalen naar een goed functionerende Asana-opstelling. Bluehive bracht de diepgaande Asana-expertise en de praktische implementatieaanpak mee die nodig waren om het systeem succesvol te maken.

Door middel van een gestructureerde analysefase, een op maat gemaakte configuratie en uitgebreide training verwierf het team zowel de technische kennis als het operationele vertrouwen om gestructureerde werkwijzen in hun dagelijkse routine te verankeren.

Het Resultaat

Sinds de implementatie van Asana heeft De Beers Group aanzienlijke verbeteringen in haar dagelijkse bedrijfsvoering gerealiseerd:

Minder tijd besteed aan statusupdates: doordat de voortgang van projecten in Asana zichtbaar is, konden tijdrovende statusvergaderingen aanzienlijk worden teruggeschroefd, waardoor er meer capaciteit vrijkwam voor het eigenlijke werk.

Geoptimaliseerde planning en marktbriefings: dankzij tijdlijnen, mijlpalen en overzichten van de werkbelasting kon het team nauwkeuriger plannen en andere afdelingen met vertrouwen informeren.

Vlottere communicatie tussen afdelingen: Door alle communicatie en projectinformatie in Asana te centraliseren, verliep de afstemming tussen teams sneller en betrouwbaarder.

Conclusie

De samenwerking tussen De Beers en Bluehive laat zien dat zelfs de meest complexe, wereldwijd verspreide teams duidelijk en nauwkeurig kunnen werken, mits de juiste structuur aanwezig is. Door Asana zo te implementeren dat het een getrouwe weerspiegeling was van de werkwijze van het Visual Merchandising-team, verkregen ze het inzicht, de coördinatie en het vertrouwen om de toenemende complexiteit te beheersen zonder het team uit te breiden.